Tietosuojaseloste 

Rekisterin nimi

Käyttöauto Oy:n asiakas- ja henkilötietorekisteri

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Käyttöauto Oy, jäljempänä Käyttöauto
Y-tunnus 0653423-0
PL 3, 60101 Seinäjoki
Käyntiosoite: Pohjankaari 2, Seinäjoki
[email protected]
Puhelin: vaihde 06-4185 111

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käsittelyn tarkoitukset 

Käyttöauto kerää ja käyttää asiakastietoja, jotta se voi tarjota parempaa ja yksilöllisempää palvelua asiakkailleen ja täyttääkseen lakisääteiset velvoitteensa. Käyttöauto tarjoaa autojen ja tarvikkeiden hankintaan, rahoitukseen, huoltoon ja käyttöön liittyviä palveluita.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näiden palveluiden tarjoamiseen liittyvä asiakassuhde, sopimus taikka henkilön antama toimeksianto tai suostumus tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietojen käsittely voi perustua myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tunnistamista koskeviin tai lakisääteisiin raportointivelvoitteisin. Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoidossa ja markkinoinnissa perustuu oikeutettuun etuun.

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

• tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen ja laadunvarmistamiseen
• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
• lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
• liiketoiminnan suunnitteluun, seurantaan ja kehitykseen
• palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
• Googlen ja sosiaalisen median mainontaan ja niiden sisältämien anonyymien kohdeyleisöjen luomiseen ja mainonnan kohdentamiseen
• suoramarkkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
• kiinteistöjen ja omaisuuden turvallisuuden varmistamiseen
• rekrytointiin

Rekisterin tietosisältö ja -lähteet 

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään hänen suostumuksellaan, esimerkiksi tarjouksen tai koeajon yhteydessä, asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä, asiakkuuden aikana tai rekrytoinnin yhteydessä. Rekisteröity on voinut antaa tietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai lähettämällä työhakemuksen.

1. Henkilön perustiedot
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli sekä henkilötunnus lain edellyttämissä ja sallimissa tilanteissa.

2. Ajoneuvotiedot
Auton merkki, malli, valmiste- ja rekisterinumero, ajokilometrit, ostotapahtuma-, takuu- ja huoltotiedot.

3. Tuntemistiedot
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot.

4. Asiakkuuteen liittyvät tiedot
Erilaiset asiakkuuteen ja asiointiin, asiakastyytyväisyyteen, tarjoukseen, markkinointiin, tilaukseen, palveluihin, laskutukseen, maksamiseen, perintään sekä reklamaatioihin liittyvät tiedot.

5. Käyttäytymis- ja tekniset tunnistamistiedot
Asiakkaan verkkokäyttäytymisen ja palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite ja verkkosivuasiointiin liittyvät tiedot.

6. Kameravalvonta
Liiketiloihin ja niiden ympäristöön sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity on tunnistettavissa.

7. Rekrytointitiedot
Rekisteröidyn työhakemuksessa, ansioluettelossa ja muussa rekrytointimateriaalissa antamat tiedot sekä rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot.

Henkilötietojen säilyttäminen

Tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet) tai korvausvaatimusten tai riitaisuuksien selvittämiseksi tai ratkaisemiseksi. Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Ajoneuvon kauppasopimuksia ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta. Koeajoon liittyviä asiakirjoja säilytetään seitsemän vuotta. Tarjouksia säilytetään pääasiallisesti kaksi vuotta. Potentiaalisia asiakkaista koskevia muita tietoja säilytetään pääasiallisesti kaksi vuotta. Työhakemuksia ja niihin liittyvää rekrytointimateriaalia säilytetään enimmillään kahden vuoden ajan rekrytointipäätöksestä.

Henkilötietoja käsittelevät tahot ja muut vastaanottajat

Käyttöauto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi Käyttöautolle IT-järjestelmiä, markkinointi- ja taloushallintopalveluita, perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien tahojen kanssa on laadittu asianmukainen henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisten velvoitteiden ja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi mm. viranomaisille, kuten vero- ja ulosottoviranomaisille sekä vakuutusyhtiöille ja Käyttöauton yhteistyökumppaneille.

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Käyttöauton edustamille maahantuojille mm. maahantuonnin velvoitteista huolehtimiseen, takuisiin, asiakaspalautteisiin ja digitaalisiin palveluihin sekä markkinointiyhteistyöhön liittyen. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa myös saman maahantuojan muille jälleenmyyjille ja huoltoliikkeille markkinointitarkoituksiin ja asiakassuhteiden hoitoon liittyen. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Käyttöauto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien tietojen suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

Kauppasopimukset ja muut alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperituosteet tuhotaan tietoturvallisesti. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Käyttöauto voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Rekisteröityjen oikeudet 

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista, mikäli tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tietosuojaliitteessä mainitulle rekisterinpitäjälle. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Käyttöauto voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

Evästeiden käyttö

Käytämme sivustollamme evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Välttämättömät evästeet varmistavat teknisten perustoiminnallisuuksien toteutumisen verkkosivuillamme. Muita evästeitä käytetään sivustomme kävijöiden analysointiin ja mittaamiseen sekä markkinoinnin kohdentamiseen ja mittaukseen. Evästeiden käyttö mahdollistaa palvelujemme parantamisen ja personoidumman markkinointisisällön tarjoamisen. Evästeasetusten muokkaaminen onnistuu milloin tahansa uudestaan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä:

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Käyttöauto kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Tietosuojaseloste on päivitetty 19.1.2024